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ここまで４回にわたって新I-9フォームについて紹介してきましたが、今回はそのまとめとして、I-9コンプライアンスについて触れます。


新規採用者のみに対して記入：

今回の新I-9フォームですが、今後新規に雇用する従業員に対して使用するもので、現従業員を含め、これまで採用してきた従業員については、既に古いバージョンのI-9フォームに正しく記入され、かつ移民法に則って正しく保管されている場合は、改めての書き直しして保管し直す必要はありません。


雇用主によるI-9フォームの保管義務：

雇用主は従業員及び雇用主が記入を行なった7ページ目と8ページ目のみの保管が義務づけられます。もし従業員の身分証のコピーも合わせて保管されている場合、それらもフォームと一緒に保管されなければなりません。雇用主は1986年11月6日以降に雇用した全ての現職の従業員のI-9フォームを適切に保管しなければならず、仮に従業員が退社した場合でも、雇用開始日から3年間、または退社後1年間のどちらか日付が先の日付まで保管し続ける義務があります。


コピーの身分証の提示について：

雇用主がセクション-2を記入する際に確認する従業員の身分証ですが、コピーによる確認は認められません。雇用主側は身分証が本物か偽物かを確実に見分ける事を求められていない一方で、雇用する従業員に就労資格がないという事を知っていたにもかかわらず雇用する事に対して大きな罰則が科せられます。それを防ぐためにも原本による確認は特に心がけるようにしてください。


E-Verifyについて：

仮に雇用主がE-Verifyプログラムを行なっている場合においてもI-9フォームの記入が義務づけられております。



罰則について：

I-9フォームが正しい手順で記入され、正しく保管されていない事が発覚すると一つのフォームあたり$110から$1,100の民事上の罰金が科せられます。アメリカ政府は会社への強制訪問や抜き打ち調査を頻繁に行なっていますので、各会社ともこのI-9フォームの記入は確実に対処する事を常に心がけるようにしてください。